心路历程 010 寸金难买寸光阴 （3）

 

 

前面提到我的日计划的准备时间从当天清早改到前一天的下班时间，这应了这个一句古话：事缓则圆。这一集要专门讲述第三个阶段：注重实践时间管理的能力。

 

所谓  “能力”  除了来自下定决心要把自己认可的知识去认真执行以外，还有就是持之以恒的去执行而养成习惯。在酒店上了三天时间管理的培训课，也回到工作岗位练习了一个星期， 然后就不知不觉地松懈下来了。我们可以说我们有知识，有经验，有能力。但这不是我要在第三阶段里面讲述的能力。这个与习惯有相关连的能力是需要有规律地反复练习的。

 

 

实践能力 （一）养成规划的好习惯

 

为什么需要将日计划的时间从当天清早改到前一天的下班时间呢？从事管理工作的人责任是很重大的，不只是要为自己个工作负责，也要整个部门的工作负责。为了应对一些不可控的突发事件，有足够转圜的时间是必须的。

 

如果你在开会当中的报告有一部分是来自他人，你如何保证那份报告不需要在开会前最后一分钟来更改呢？如果有意外发生，有什么变通的方法呢？在开会当天的早上才来追问，恐怕有点太迟了。所以在前一天下班前就要想好，要追问清楚。如果有一些意外，起码还有一个晚上加班来补救。

 

当我的导师提醒我的时候，我马上就领会了。记得我以前在台湾做建厂工程时，重要的设备安装都是安排在星期二或是星期三来进行的。因为在工地里人多而且背景复杂，许多工人在周末酗酒闹事或是有其他事情造成星期一无法来上班了。如果在星期一安装重要设备，尤其是一些大型吊车是租来的，那么就没有什么转圜的余地了。硬着头皮让第二把手去带头干活，结果是很难预料的。

 

做周计划有很多的好处， 譬如1） 能够对于重要的事情安排较多的应变时间， 2） 安排重要的事情时也比较能够与长远目标来相连接， 3） 做日计划的时间变短了，只要微调做一些应变的工作。就如日计划在前一天下班前就要做好，周计划是在前一个星期五就做好。如果有特殊状况时还有一个周末来将它完善。

 

如果说职场如战场，那么，大军未动，粮草先行，就是一个很好的比喻了。养成了良好的时间规划的习惯，做事也会比较有头绪，不会慌里慌张。想要保持饱满的精神状态也就容易多了。

 

实践能力 （二）养成专心的好习惯

 

专心这个习惯是很难养成的，但又是必须的。小孩子好奇心比较强，因为他们正在成长，需要许多信息来预备如何面对未来。所以我们常说这个小孩没有定性，不专心。有心的父母会在小孩子很小的时候就训练他们每天有一定的时间安静下来。临睡前的床边故事是一个很好的开始。最好是父母轮流给孩子唸故事，文图并茂，加上父母的声音，无形当中父母子女之间的紧密关系也就建立起来了。

 

成年了以后，如何找到一段固定的安静时间就要靠自己了。诸葛亮那句名言：淡泊明志，宁静致远，是有他一定道理的。写日记，练书法，读圣经，祷告，做笔记是我的一些方法。

 

不专心的原因很多：诸如过度地想象未来的事情，过度沉迷在回忆当中， 忧虑一些自己无法控制的事情， 为别人的过错生气， 。。。曾经看过一个纪录片，做脑活动的专家们用各式各样的仪器来记录参与试验的人的思考。他们发现其实我们人的专注力是很短的，经常跳到别的事情上。幸好的是在别的事情上也是无法持续很久，又跳回来了。但是没有好好的培养专心的习惯，逐渐地，就很难马上跳回来了，于是被打岔的思路就越走越远了。

 

在工作中，思路被别人打断的常有的事情。如果只是来问一个小问题，很快回答完，思路又可以回去了。比较糟糕的是隔壁的同事过来闲聊，一下子被吸引到另外一个话题，一个思路，于是就越走越远了。。。工作顺序就由第一优先，第二优先跳到第四优先了。回神过来要做第一优先是事情时又还需要一段时间了。

 

养成专心的习惯，真的是可以减少很多浪费的时间。工作效率自然会提高。仔细去回想自己浪费的时间，有很多都是咎由自取的，只是我们自己不肯承认罢了。

 

 

实践能力 （三）饱满的精神状态

 

 

除了习惯以外，每一天的精神状态也是很重要的一个考虑因素。曾经有一位导师给我解释，管理工作与技术工作最大的不同就是可控的东西实在不多。表面上看起来管理阶层的经理有钱，有人，有权力，应该是很可以控制全局的呀。其实不然，技术的东西不知道就是不知道，一旦有了眉目，不确定的因素就少了。人的变数就太大了。平时都好好的，一旦时间压力来了， 家庭有不顺利的事情，与同事有争执了，。。。不可预测的事情就发生了。尤其不幸的是不可预测的事情老是在下午发生。辛苦工作了一个上午，下午突然来了一些紧急事件：要赶着出货，机器坏了； 要开远程电话会议，电话系统出问题了； 明天要出一份重要报告，关键人物生病了； 。。。 错误的决定往往就在身心俱乏的时候下的。

 

所以如何保持饱满的精神状态，成为时间管理的主要课题。如何调整工作的步调与如何安排工作优先秩序有很大的关系。理论上把优先秩序第一及第二的工作安排在上午工作； 把优先秩序低的工作安排在下午。这样，紧急事情发生时，可以将他们放弃。但是从另外一个角度来看，上午已经干的精疲力尽了，就算你取消了下午所有的会议，你还能做出高质量的决定吗？

 

在临出国前最后一次与一位副总裁级的导师请教时，他特别提到我将要面对的问题都会是烫手山芋。容易解决的问题，下面的经理及生产线领导都已经有办法解决了。他们不能解决的问题，都是超出他们权限的问题。如何在忙碌工作时间表当中又能调整工作步调又能不降低工作的效果，有需要将工作的做与不做之间取得平衡。幸好 “开会” 占据了管理工作者大部分的时间，有相当大的弹性运用空间。开会成为一种艺术。解决问题的会一定要参加，部门之间协调的会一定要参加， 听取报告的会不一定要参加，因为可以在会后看书面报告或是会议记录来弥补。还有其他不同类别的会都需要事先想好要如何来使用以供精神能量的调整。后来我也就明白为什么一些经理常常会无法参加预定好的会议。

 

管理工作者有一句话是：Do the right thing right. 所谓 Right thing 就是注重做有效果的事情。不要做没有意义的事情。第二个right 是指把事情做好。精神饱满的管理者，把事情做好的机会自然高。身心俱乏，焦头烂额的管理者，出错的机会自然比较大。浪费的时间不只是自己一个人的时间，有时甚至是整个团队的时间。

 

 

后记

 

汽车大王老福特先生在一次罢工风潮时给了他儿子小福特一个忠告：Treat every problem as an opportunity. 他并没有告诉他儿子：every opportunity can also become a problem. 两句话都与心态有关系。 但是当时的精神状态往往影响了心态。

 

所以在这里要提醒过度注重效率，喜欢do more with less 的朋友们：要小心，不要让高效率的工作耗尽你的心力，使得精神状态受损。有时候就变成因小失大了。除了每年要给自己放假善待家人，每天也要take coffee breaks善待自己的身体。不要老是自己一个人单独吃午餐，要经常与不同的人群吃午餐，甚至偶尔出去吃午餐。不只是增广见闻，而且有机会良好地调整精神状态。

 

最后的最后，提醒大家一定要吃早餐。人是铁饭是钢，一天不吃，饿的慌。慌了，乱了，精神就不饱满了。 一定要养成这个习惯。